随着国家经济的快速发展，我国的企业数量逐步增加，但与此同时，企业之间的竞争也越来越激烈和残酷，面对残酷的市场竞争，积极加强现代企业管理具有十分重要的意义和价值。档案管理作为企业管理的基础环节，在整个公司运营中承担着“后勤”角色，虽不在前“冲锋陷阵”，但以其殷实厚重的信息资源支撑公司日常经营运转。其集中表现在及时、准确地为公司提供所需要的档案资料，最大限度地满足公司对档案信息的需求。

一、健全机制，完善基础工作，积极创新

公司成立以来，建立健全档案管理制度和管理机制，档案管理从“零”起步，坚持从实际出发，积极顺应公司档案管理工作的新形势、新任务、新要求，大力提升依法治档意识、主动服务意识和学习创新意识，强化组织领导，完善工作机制，扎实基础建设，提升队伍素质，目前已基本实现“文档一体化”，档案管理体系进一步健全，数字化档案信息平台扎实起步，有力促进了档案管理的规范化、制度化和数字化水平。2018年集团成立公元企业档案馆，为台州市首家民营企业档案馆，拥有3个库房与3名专职档案管理员，档案馆面积375平方，分档案库区135平方，并配备相应的档案配套设备设施。同时，公元集团各子公司均建立档案室，专职人员达10余人, 为提高档案工作管理水平创造必备条件。

集团档案馆完整地收集了本公司及各部门，在1991年至2021年间主要职能活动过程中形成的文件材料，以文书、科技、会计档案为主要内容。档案材料原始，档案收集较为完整，基本能够反映本公司工作的真实面貌和管理发展变化的过程。

二、融合资源，促进共享，提升档案利用水平

在整理收集档案时，坚持档案原始性、完整性和有效性的原则，通过查阅、利用本全宗，可全面了解本公司的历史活动及业务建设方面的内容，对初步了解公司的状况，也具有一定的查考利用价值；并提供真实、全面、完整的历史数据支持，通过现存的档案信息资源服务于本公司。

集团档案利用较为频繁，特别是在上市工作、各项财政补贴、产品投标等工作中，提供了凭证性的依据，并将在进一步完善公司职能效益方面体现出服务价值。最大限度地满足公司对档案信息的需求。

其具体利用案例如下：

01合同纠纷

公司与外界进行经济交往中所签署的各类合同，尤其是随后根据实际情况增加的补充、变更协议的遗失，使得企业在合同的履行过程中一旦发生争议，如协商不成而被推向被告席位时，败诉的结局则在所难免，甚至于承受巨额的经济损失。例如：2006年，公司长期合作的供应商其内部发生业务员的事变，导致出现公司已经付款但未提货的情况，经过双方多次书面沟通及反复核查后，未提货数量仍无法达成共识，鉴于事件涉及金额庞大，公司最终决定通过法律途径维护自身利益，责成专人查阅2003年-2006年与该公司签订的供货合同、汇款凭证、增值税发票、入库单据、往来函件以及会议纪要等相关档案，通过整理形成具有法律效力的完整证据材料。由公司法律顾问诉致对方所属当地法院，2007年3月律师与公司员工李某带原始档案一同前往当地法院，直至与该公司达成共识并签字。通过这次事件发现，公司档案具有不可替代的证据作用，对公司的发展具有不可估量的的经济效益和社会效益，保护公司的合法权益不受侵害，明确责任，减少不必要的纠纷。

02商标维权

商标是一种重要的知识产权。在市场经济激烈竞争中，公司所拥有的专利权、商标权、著作权等知识产权将面临着严峻的考验。比如2021年，公司在注册苏州子公司时发现苏州某管业厂涉嫌侵犯公司商标权。经查发现其产品的标签、外包装盒上印有“公元管业”“苏州公元管业”“苏州·公元”“世纪公元”等字样与公司第 18214007号“公元”及第 952050号 商标中的中文标识字形、字义完全相同，属于混淆行为，构成不正当竞争。遂向苏州市吴江区人民法院提出诉讼。

在案件审理中，档案举证是诉讼成败的关键。除人证、物证之外，最有效的是书证，而书证中最有力的是档案。在此案举证中，公司提供了商标知名度证据、销售证据。具体有：1.公司获得的荣誉、行业地位（如：高新技术企业证书、国家认定企业技术中心、全国文明单位、重点企业研究院等）；2.媒体报道（如：自2004年开始先后在浙江日报、文汇报、科技金融时报等报纸上报道）；3.商标荣誉（如：浙江出口品牌、浙江名牌产品、浙江省著名商标等）；4.关联公司荣誉（如：博士后科研工作站、中国轻工业塑料行业（塑料管材）十强企业、中国名营企业500强等）；5.2018-2020年上市公司年报；6.2018-2021年苏州地区产品经销合同等。

通过以上档案材料，法院判定苏州某管业厂已构成侵权。判决立即停止侵害永高公司 “公元”商标专用权的行为；赔偿经济损失20万元；销毁全部侵权产品；此次诉讼成功。

但随着公司快速发展，侵犯、假冒公司商标的违法行为日益增多。除上述的苏州公元侵权案、还有江苏南通的公元侵权案、南京鼓楼黄某兵假冒销售公元牌等等。至2017-2021年，基于公司完备、专业的档案管理，公司共成功胜诉商标维权案30多件。

03档案为投标服务

根据公司销售部门投标业务的需求，档案室积极配合投标中心工作及时提供投标资料，2015-2021年共中标461次，中标金额约11亿元。其大体涉及四个大类：一是企业相关证书类，主要包括：资质、体系、产品认证和公司获得的各类荣誉等；二是原料、设备及业绩合同等；三是公司专业人员的证件、劳动合同等；四是财务凭证、审计报告等。由于公司各载体档案齐全，档案为公司中标提供了保障，充分证明了公司的资质和经营业绩，提升了公司的信誉，赢得了建设单位的高度赞扬。

04档案服务助公司上市

2008年公司开始筹备上市，成立了上市工作领导小组，各项工作全面铺开，中介机构（包括保荐人、律师、评估机构和审计机构等）进驻公司开展上市的尽职调查。所谓尽职调查，就是由中介机构在公司的配合下，对公司详细的财务和运营状况进行调查。档案部门按照各机构要求一次次不厌其烦地提供档案供其核查，特别针对一些很难查清的历史往来账目进行了大量的查阅工作，直到满足中介机构要求为止。积极配合律所的律师，认真核实法律意见书中的每一条款，逐件逐份地认真查找，提供了真实有效的佐证材料，保证了法律意见书的真实性、完整性。

2011年12月8日永高股份有限公司在深交所成功上市，从真正意义上使企业登上了一个崭新的平台。回顾公司三年的上市历程，纵观整个上市阶段，档案的利用特点：一是调阅频率极高，档案人员要同时面对多家机构（包括保荐人、律师、评估机构和审计机构等）的几十位专业人员。二是查阅文件的范围广，从文书档案、科技档案、到生产经营、市场分析及财务档案、再到荣誉奖项档案等几乎覆盖了企业发展的全部过程。

05档案再现历史

2019年1月18日，公元集团隆重举行35周年主题庆典活动。从倒计时第10天开始“公元集团”微信公众号推出“与阳光同行・35周年回望”特别策划，从公元阳光战略、阳光科技、阳光品牌等十个维度，全面回顾35年发展的点点滴滴，公元从家庭手工作坊发展成为上市企业，从台州本土经营到全国布点辐射，从公元制造走向公元“智造”……公元一路风尘的35年。档案部门为此提供最早的厂房照片、第一个生产的产品、获得的第一份荣誉等等记录着公司发展壮大的历史与成绩的档案。通过三十五周年庆活动，档案的价值得到了充分的体现和发挥，档案工作的重要性得到普遍认识上的提高，为今后档案工作的持续发展起到了很好地促进和推动作用。